+7 (901) 499-39-49
Персональные данные в бухгалтерии
Памятка для бухгалтера: персональные данные под прицелом
Бухгалтеру кажется, что он работает с цифрами. Но за каждой цифрой прячется человек — а значит, персональные данные. Заплатил зарплату, выгрузил отчёт в ФНС, отправил 2‑НДФЛ — тут же включается 152‑ФЗ. Давайте разложим, что нужно помнить, чтобы не словить штраф и не потратить ночь на переписку с Роскомнадзором.
1. Где у бухгалтера живут ПДн
– Зарплатные ведомости в 1С, Excel, Облаке: ФИО, СНИЛС, счёт
– Платёжки в интернет‑банке: паспортные данные сотрудников‑фрилансеров
– Отчёты ФНС / ПФР: ПДн пачками улетают через СБИС, Контур.
– Акты и договоры с ИП: ИНН + адрес регистрации.
– Корпоративная почта: «Петрова просит справку 2‑НДФЛ».
Всё это — полноценные информационные системы с ПДн, а не «просто файлы».
2. Три вопроса перед отправкой файла
- Куда? — внешнему контрагенту, госоргану или коллеге.
- Чем? — защищённым каналом (КриптоПро, СБИС) или «кину в телегу».
- Есть ли основание? — договор, закон, доверенность, согласие.
Если хоть один пункт «не уверена» — ставим на паузу.
3. Мини‑регламент бухгалтера
- Зарплатные ведомости храним в 1С с паролем, доступ — только бухгалтерия и директор.
- Экспорт в Excel — сразу в защищённую папку, не на рабочий стол.
- Отправка отчётов — только через шифрованные каналы, подписью директора или доверенным КПЭ.
- Справка сотруднику — PDF с подписью, ссылка с одноразовым паролем, не файл в WhatsApp.
- Архивы — срок хранения по закону + шредер, а не «пусть лежит, места хватает».
4. Чего боится Роскомнадзор
| <p><strong>Нарушение</strong></p> | <p><strong>Статья КоАП</strong></p> | <p><strong>Штраф для юрлица</strong></p> |
| <p>Отсутствует согласие на передачу ПДн в ФНС через оператора ЭДО</p> | <p>ч. 1 ст. 13.11</p> | <p>до 60 000 ₽</p> |
| <p>Отправка реестра зарплат в мессенджер</p> | <p>ч. 2 ст. 13.11</p> | <p>до 300 000 ₽</p> |
| <p>Утечка ведомости (файл ушёл «не туда»)</p> | <p>ч. 14 ст. 13.11</p> | <p>до 20 млн ₽ или % оборота</p> |
Суммы растут, а «мы не знали» больше не работает.
5. Шпаргалка «должно быть у бухгалтера»
- Приказ о назначении ответственного за ПДн (часто это сам бухгалтер).
- Политика обработки ПДн с разделом «бухгалтерия».
- Согласия на передачу данных в ФНС, ПФР, банкам.
- Журнал выгрузок: кто, когда, куда отправил.
- Резервная копия на сервере в РФ, шифрована.
Бухгалтер — не только про дебет‑кредит, но и про конфиденциальность. Чёткая дисциплина файлов, шифрование и понимание, «кому зачем» — вот три кита. АУП‑Консалтинг готов помочь: проверим, где утекают ведомости, настроим безопасный канал, оформим согласия. Применяем комплексный подход — и отчётность сдаётся, а данные не убегают.