Антиштраф помог ООО «МИС» выстроить защиту персональных данных для ЕГИСЗМЕД, включить медицинскую IT-систему в реестр российского ПО, получить и подтвердить IT-аккредитацию и организовать дальнейшее сопровождение

ООО «МИС» развивает облачную медицинскую информационную систему ЕГИСЗМЕД для автоматизации работы клиник. За время сотрудничества Антиштраф помог компании выстроить систему защиты персональных данных по 152-ФЗ, включить программный продукт в реестр российского ПО, получить и подтвердить IT-аккредитацию, актуализировать сведения о программе в реестре и организовать дальнейшее сопровождение.

О компании и продукте

ООО «МИС» - IT-компания, которая развивает облачную медицинскую информационную систему ЕГИСЗМЕД для клиник.

Система автоматизирует работу медицинских организаций и включает электронную регистратуру, рабочее место врача, медицинские карты пациентов, работу с диагнозами по МКБ-10, результатами исследований и файлами, интеграции с лабораториями, формирование электронных медицинских документов и передачу данных в ЕГИСЗ.

На момент реализации проекта системой пользовались 284 медицинских центра.

Исходная задача

По мере развития ЕГИСЗМЕД перед компанией возникло сразу несколько связанных задач.

С одной стороны, медицинская информационная система постоянно работает с большим объемом персональных данных, включая сведения о состоянии здоровья пациентов. С другой стороны, компании необходимо было правильно оформить собственный программный продукт, получить IT-аккредитацию и в дальнейшем поддерживать полученные статусы и сведения в актуальном состоянии.

1. Внедрили систему защиты персональных данных

Для ЕГИСЗМЕД формального комплекта документов по 152-ФЗ было недостаточно. Система работает с данными пациентов и клиник, поэтому защита персональных данных должна была учитывать реальные процессы внутри продукта и компании.

Антиштраф провел аудит процессов обработки персональных данных, определил категории обрабатываемых сведений, роли пользователей, контуры доступа и зоны ответственности.

В рамках проекта были подготовлены локальные акты, согласия, внутренние регламенты и другие необходимые документы. Также был выстроен порядок взаимодействия с медицинскими организациями и внутреннего контроля обработки персональных данных.

• проанализированы процессы обработки персональных данных внутри продукта и компании;
• определены роли, доступы и зоны ответственности;
• подготовлены локальные акты, согласия и внутренние регламенты;
• выстроен порядок работы со специальными категориями персональных данных;
• учтено взаимодействие с клиниками как участниками процессов обработки данных;
• организован внутренний контроль.

2. Учли специфику медицинского IT

Ключевая сложность проекта заключалась в том, что ЕГИСЗМЕД работает не просто как CRM или сервис записи пациентов.

Система связана с медицинскими картами, диагнозами, результатами обследований, интеграциями с лабораториями, электронными медицинскими документами и передачей сведений в государственные информационные системы.

Поэтому юридические документы и внутренние правила необходимо было согласовать с фактической архитектурой продукта: кто и к каким данным получает доступ, какие сведения передаются, как распределяется ответственность и какие процессы требуют дополнительного контроля.

3. Включили ЕГИСЗМЕД в реестр российского ПО

Следующим направлением стала работа с реестром российского программного обеспечения.

Антиштраф сопроводил подготовку необходимых сведений и процедуру включения медицинской информационной системы в реестр.

В результате ЕГИСЗМЕД получила официальный статус российского программного продукта.

4. Сопроводили получение IT-аккредитации

Параллельно Антиштраф помог ООО «МИС» пройти процедуру получения статуса аккредитованной IT-компании.

Для продуктовой компании это было связано не только с формальным статусом, но и с возможностью применять предусмотренные для IT-компаний меры поддержки при соблюдении требований законодательства.

В результате реестр ПО и IT-аккредитация были связаны в единую модель работы компании с собственным программным продуктом.

5. Подтвердили IT-аккредитацию

После получения статуса перед ООО «МИС» возникла следующая задача - подтвердить IT-аккредитацию и подготовить необходимые сведения по компании.

Антиштраф проверил исходные данные, определил необходимый комплект материалов, подготовил документы и сопроводил процедуру подтверждения.

Компания успешно прошла процедуру подтверждения статуса IT-аккредитованной организации.

6. Обновили сведения о программе в реестре ПО

Одновременно требовалось актуализировать сведения о программном продукте в реестре российского ПО.

Особое внимание уделили описанию назначения ЕГИСЗМЕД, функциональных возможностей и области применения системы в медицинских организациях.

Важно было уйти от общих технических формулировок и точно показать, какие задачи решает программный продукт в работе клиник.

Антиштраф проверил сведения о программе, сопоставил описание функционала в документах и реестре, подготовил необходимые изменения и согласовал формулировки с фактическим использованием продукта.

В результате сведения о программе в реестре были актуализированы, а назначение и функциональные возможности продукта получили более точное описание.

7. Сопроводили подачу и коммуникацию

При подтверждении аккредитации и обновлении реестра основную часть проверки и подготовки Антиштраф взял на себя.

Команде ООО «МИС» не пришлось самостоятельно разбираться во всех требованиях процедур. Мы структурировали процесс, проверяли сведения, готовили формулировки и запрашивали у клиента только необходимые данные и подтверждения.

Также сопровождали подачу, контролировали процесс и помогали оперативно готовить уточнения при необходимости.

8. Выстроили дальнейшее сопровождение

Работа не закончилась после первоначального включения продукта в реестр и получения IT-аккредитации.

Полученные статусы необходимо поддерживать, сведения о компании и программном продукте - актуализировать, а обязательные процедуры - проходить в установленные сроки.

Поэтому для ООО «МИС» было выстроено дальнейшее сопровождение: контроль сроков, предварительная проверка рисков, подготовка сведений и помощь при прохождении необходимых процедур.

В результате реестр российского ПО и IT-аккредитация перестали быть для компании разовыми сложными задачами и стали частью управляемого рабочего процесса.

Что получилось в итоге

За время сотрудничества Антиштраф помог ООО «МИС» закрыть полный комплекс задач вокруг медицинской информационной системы ЕГИСЗМЕД.