Антиштраф помог ООО ГК «ТриАР» внедрить систему защиты персональных данных, подтвердить IT-аккредитацию, обновить сведения в реестре российского ПО по 7 программам и выстроить дальнейшее сопровождение

ООО ГК «ТриАР» разрабатывает и сопровождает собственные программные продукты для бизнеса. За время сотрудничества Антиштраф помог компании внедрить рабочую систему защиты персональных данных по 152-ФЗ, выстроить ежегодное подтверждение IT-аккредитации и актуализировать сведения в реестре российского ПО сразу по 7 программным продуктам.

О компании

ООО ГК «ТриАР» - IT-компания, которая разрабатывает и сопровождает собственные программные продукты для бизнеса.

Компания работает с решениями для розницы, маркировки, ЕГАИС, ФГИС «Меркурий» и другими направлениями автоматизации бизнеса. В работе используются формы заявок, покупка лицензий, демо-доступы, техническая поддержка, обратная связь и несколько каналов коммуникации с клиентами.

Поэтому для ТриАР юридический и IT-комплаенс связан не только с документацией, но и с ежедневной работой собственных программных продуктов, сотрудников и клиентских сервисов.

Исходная задача

По мере развития компании необходимо было решить сразу несколько направлений.

Персональные данные обрабатывались через сайт, заявки на продукты, продажи, техподдержку, электронную почту, телефон, мессенджеры и удалённое сопровождение клиентов. Одновременно компании требовалось регулярно подтверждать статус IT-аккредитованной организации и поддерживать актуальность сведений о собственных программных продуктах в реестре российского ПО.

1. Провели аудит обработки персональных данных

Работу по 152-ФЗ начали с анализа всех основных точек, в которых ООО ГК «ТриАР» работает с персональными данными.

Проверили сайт, формы заявок, клиентские сценарии, обращения в техническую поддержку, внутренние процессы и используемые каналы коммуникации.

Определили, где данные собираются, как передаются внутри компании, кто имеет к ним доступ и какие процессы требуют дополнительной фиксации правил.

2. Внедрили рабочую систему защиты данных

Для ТриАР было важно не получить формальный набор документов, а встроить требования 152-ФЗ в реальные процессы компании.

Антиштраф подготовил и внедрил комплект документов, помог структурировать порядок обработки персональных данных, закрепить зоны ответственности и выстроить единые правила для сотрудников.

• охватили сайт и формы заявок;
• учли продажи и покупку лицензий;
• проработали обращения в техническую поддержку;
• учли e-mail, телефон, HelpDesk и мессенджеры;
• структурировали передачу данных между сотрудниками;
• усилили контроль доступов, ролей и ответственности.

3. Проработали публичный и внутренний контур

Сложность проекта заключалась в том, что ТриАР - не компания с одной формой обратной связи.

Данные клиентов проходят через продуктовые страницы, заявки, демо-доступы, платные услуги, техническую поддержку, удалённое сопровождение и несколько каналов связи.

Поэтому отдельно была проработана публичная часть работы с персональными данными - сайт, формы и обращения клиентов - и внутренний порядок работы сотрудников с полученной информацией.

В результате требования по защите персональных данных были связаны с фактической операционной моделью компании, а не существовали отдельно в документах.

4. Выстроили ежегодное подтверждение IT-аккредитации

Для ООО ГК «ТриАР» было важно не просто иметь статус IT-компании, а поддерживать его из года в год без авральной подготовки перед дедлайном.

Антиштраф перевёл ежегодное подтверждение аккредитации в повторяемый процесс: заранее проверяются необходимые сведения, оцениваются рисковые точки, формируется список данных и контролируются сроки.

Отдельно проверяются сведения о компании, деятельности, сайте, программных продуктах и другие данные, которые могут иметь значение для процедуры подтверждения.

5. Снизили нагрузку на внутреннюю команду

Подтверждение IT-аккредитации требует участия руководства, бухгалтерии и специалистов компании, но задача была выстроена так, чтобы сотрудники ТриАР не занимались самостоятельным разбором всей процедуры.

Антиштраф заранее формирует перечень необходимых сведений, проверяет данные перед подачей, помогает корректно их оформить и сопровождает процедуру до результата.

6. Подтвердили IT-аккредитацию и одновременно обновили 7 программ

В рамках одного из этапов сопровождения компании требовалось одновременно подтвердить статус IT-аккредитованной организации и актуализировать сведения в реестре российского программного обеспечения сразу по 7 программным продуктам.

Работа велась параллельно по двум направлениям. Необходимо было проверить сведения по самой компании и одновременно разобрать документы и данные по каждому программному продукту.

При таком объёме особенно важно было сохранить единый подход к подготовке документов, но при этом не потерять особенности каждой отдельной программы.

7. Проверили сведения по каждой программе

По всем семи программам Антиштраф проверил описание, функциональные возможности, сведения для реестра и комплектность подтверждающих документов.

Также проверялись возможные расхождения между материалами, чтобы неточность по одному продукту не затянула общий процесс актуализации сведений.

На основании проверки были подготовлены необходимые изменения в реестровые записи по всем семи программам.

8. Организовали подготовку и подачу документов

Чтобы большой объём материалов не превратился в хаотичную работу, задачи между специалистами Антиштрафа и командой ТриАР были разделены заранее.

Определили последовательность подготовки, согласования и подачи документов. Материалы по программам проверялись по единому принципу, после чего собирались в структурированный комплект.

Такой подход позволил вести работу сразу по семи продуктам параллельно и сохранять контроль над каждой отдельной записью.

9. Оперативно отработали дополнительные запросы

В процессе рассмотрения возникали дополнительные запросы. Их нельзя было оставлять без оперативной реакции, поскольку задержка могла увеличить сроки процедуры.

Антиштраф отслеживал возникающие вопросы, готовил необходимые уточнения и корректировал материалы.

Отдельно были подготовлены и своевременно доотправлены документы, необходимые для подтверждения сведений по ОСВ.

Это позволило продолжить процедуру без остановки на этапе дополнительного запроса.

10. Выстроили постоянное сопровождение

После подтверждения статуса работа с IT-комплаенсом не заканчивается.

Для ТриАР важно регулярно проверять готовность компании к следующему подтверждению, контролировать актуальность сведений о программных продуктах и вовремя реагировать на изменения в требованиях и документах.

Поэтому подтверждение IT-статуса и работа с реестром ПО были переведены из отдельных разовых проектов в постоянный процесс сопровождения.

Что получилось в итоге

За время работы Антиштраф помог ООО ГК «ТриАР» объединить несколько направлений комплаенса вокруг деятельности IT-компании.