Кейс: Защита персональных данных в кадровом агентстве

Защита персональных данных в кадровом агентстве

Почему персональные данные важны именно в кадровом бизнесе

Рекрутинговая компания без обработки персональных данных — как строитель без инструментов. Мы работаем с тысячами резюме, анкет, справок и переписок. За каждым документом стоит человек, а значит, защита ПДн — вопрос доверия и деловой репутации.

Растущая цифровизация усилила требования к безопасности: онлайн-заявки, базы данных, автоматический скрининг резюме через ИИ. Ошибка в защите данных сегодня — это не только штрафы по 152-ФЗ, но и реальная угроза бизнесу

Какие данные обрабатываются в кадровом агентстве

ФИО, дата рождения, паспортные данные, СНИЛС
Данные о трудовой деятельности и образовании
Телефоны, e-mail, мессенджеры
Рекомендации, характеристики
Данные контактных лиц работодателей

Бизнес-процессы, где затрагиваются персональные данные

Название процесса	Категории субъектов ПДн	Обрабатываемые ПДн	Цель обработки	Вид обработки (авто/неавто)	Где ведется процесс (отдел/система)	Ответственный за процесс
Прием резюме	Соискатели	ФИО, дата рождения, паспортные данные, контакты, резюме	Поиск вакансий, трудоустройство	Автоматизированная	База резюме, CRM	Рекрутер
Проведение собеседований	Соискатели	ФИО, сведения о трудовой деятельности, компетенции	Подбор кандидатов	Автоматизированная/Неавтоматизированная	Отдел подбора персонала	Руководитель проектов
Работа с работодателями	Клиенты-компании	ФИО контактных лиц, должность, телефон, e-mail	Сопровождение договоров, подбор персонала	Автоматизированная	CRM, договорной отдел	Менеджер по работе с клиентами
Оформление договоров и актов	Соискатели, компании	ФИО, паспортные данные, ИНН, реквизиты	Исполнение гражданско-правовых договоров	Автоматизированная	Бухгалтерия	Главный бухгалтер
Ведение кадрового учета временного персонала	Временные сотрудники	Паспортные данные, СНИЛС, ИНН, контакты, договоры	Сопровождение персонала на проектах	Автоматизированная	HR-отдел	HR-специалист
Рассылки и реклама вакансий	Соискатели	E-mail, телефон, ФИО	Информирование о вакансиях	Автоматизированная	Маркетинг, CRM	Менеджер по маркетингу
Видеонаблюдение в офисах	Соискатели, сотрудники	Внешность (видеозапись)	Безопасность офиса	Автоматизированная	Система видеонаблюдения	Служба безопасности
Оформление заявок через сайт	Соискатели, компании	ФИО, телефон, e-mail, текст обращения	Обратная связь, заявки на подбор	Автоматизированная	Сайт, CRM	Администратор сайта

Какие требования законодательства нужно учитывать

Федеральный закон №152-ФЗ "О персональных данных"
Постановление Правительства РФ №1119 — обеспечение безопасности при обработке ПДн
Приказ ФСТЭК №21 — меры защиты ПДн в информационных системах

Обратите внимание: обработка резюме — это не личные нужды, а деловая активность. Значит, обязательно требуется регистрация в Роскомнадзоре.

Типичные ошибки в сфере подбора персонала

Использование резюме без получения письменного согласия
Рассылка вакансий кандидатам без их разрешения
Передача резюме работодателю без уведомления кандидата
Небезопасное хранение баз данных
Отсутствие согласий на обработку фото/видео (например, с собеседований)

Чем грозит нарушение закона

Штрафы от 15 000 до 500 000 рублей
Исключение из базы добросовестных компаний
Риски утечки персональных данных
Репутационные потери и потеря доверия клиентов

Как организовать защиту ПДн в кадровом агентстве

Назначить ответственного за обработку ПДн
Провести аудит бизнес-процессов, затрагивающих ПДн
Оформить уведомление в Роскомнадзор
Разработать и утвердить внутренние регламенты
Настроить защиту ИТ-инфраструктуры (CRM, почта, сайт)
Обучить всех сотрудников основам обработки ПДн

Обязательные документы:

Политика обработки персональных данных
Согласие кандидата на обработку ПДн
Журнал учета обращений субъектов ПДн
Приказ о назначении ответственного за ПДн
Реестр информационных систем обработки ПДн

Защита персональных данных — это не формальность для кадрового агентства. Это гарантия честной работы и уверенности кандидатов и клиентов.

Готова ли ваша компания показать Роскомнадзору, как защищает данные людей, которые ей доверяют?

Оставить заявку

Возврат к списку